Virtuelle Poststelle

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Salzkotten

Die Nutzung von E-Mails im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Salzkotten kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter der Stadt Salzkotten sind über E-Mail direkt erreichbar.

Ab sofort können rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E-Mail-Adresse

an die Stadt Salzkotten gerichtet werden.

Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch ein Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Salzkotten eingehende elektronische Form entwickelt dabei Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des Weiteren können die Nachrichten an die Stadt Salzkotten zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, haben wir eine Virtuelle Poststelle eingerichtet.

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Stadtverwaltung Salzkotten für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die E-Mail-Adresse

elektronisch an die Stadt Salzkotten gesandt werden. Selbstverständlich können Sie diese E-Mail-Adresse auch für nicht formelle Kommunikation benutzen. E-Mails, die an andere E-Mail-Adressen als die genannte Adresse verschickt werden, haben keine Rechtsverbindlichkeit.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Stadt Salzkotten senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Salzkotten unterstützt.

S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Salzkotten kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

S-Trust
DATEV eG
D-Trust
TeleSec
TC Trust Center
Deutsche Post Com

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Textdateien im Format ASC II (.txt)
Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Sollte Ihre E-Mail nicht verarbeitet werden könenn, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Salzkotten und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden oder Institutionen.